(*alternativa alla legalizzazione per i Paesi sottoscrittori della Convenzione dell’Aia del 1961).

I procedimenti burocratici mediante i quali un documento può essere certificato sono:

• asseverazione
• legalizzazione
• apostille.

Cerchiamo ora di capire nel dettaglio di cosa si tratta, analizzando le modalità in cui tali servizi possono essere erogati e quali figure entrano in gioco.

ASSEVERAZIONE

Di cosa si tratta?

L’asseverazione è un atto pubblico tramite il quale viene certificata la corrispondenza dei contenuti della traduzione di un documento (privato o aziendale che sia) rispetto alla versione originale dello stesso.

Sostanzialmente si tratta di un giuramento, il quale attesta che la traduzione di un documento rispetta l’originale e vi si attiene per tutta la sua lunghezza (per l’appunto si parla anche di asseverazione come di traduzione giurata).

Quando è necessaria?
L’asseverazione della traduzione di un documento risulta necessaria:

ogni qual volta si intenda rendere legalmente valido un documento redatto in lingua straniera su tutto il territorio italiano. In tal caso, risulta d’obbligo la traduzione di siffatto documento in lingua italiana.
nel caso in cui si intenda ufficializzare un documento in un altro Paese. In tal caso, il processo di asseverazione costituisce uno passaggio necessario per la successiva legalizzazione (vedi oltre).

Come viene asseverato un documento?

La corrispondenza della traduzione di un documento rispetto all’originale può essere certificata tramite giuramento in Tribunale da:

• un traduttore madrelingua (che può essere la persona stessa che ha tradotto il documento);
• una figura professionale (traduttore, interprete, perito o altro) iscritta all’albo dei consulenti tecnici presso il Tribunale di competenza;
• una figura professionale (traduttore, interprete, perito o altro) iscritta all’Associazione Periti ed Esperti della Camera di Commercio dell’Industria e dell’Artigianato competente.
Queste figure devono essere iscritto all’albo CTU del Tribunale (Consulenti Tecnici d’Ufficio del Giudice)

Chi presta giuramento, deve firmare un verbale di giuramento con la formula “giuro di aver bene e fedelmente proceduto alle operazioni e di non aver avuto altro scopo che quello di far conoscere la verità”.
(fornito dal tribunale o da uno studio professionale) in presenza di un funzionario del Tribunale competente presso la Cancelleria dello stesso e si fa carico di ogni responsabilità civile e penale derivante dalla veridicità della sua dichiarazione. Il documento viene poi timbrato dal funzionario del Tribunale e registrato nel libro cronologico dell’ufficio asseverazioni.

è richiesto per le traduzioni giurate il pagamento delle tasse di cancelleria. Le marche da bollo – da 14,62 € per ogni quattro pagine o per ogni 100 righe indipendentemente dal numero delle pagine – non vanno pagate perle traduzioni aventi per oggetto specifici tipi di documenti previsti dalla legge

Un documento risulta asseverato nel momento stesso in cui viene firmato e timbrato.

LEGALIZZAZIONE DOCUMENTI

Di cosa si tratta?
In genere, con il termine legalizzazione si fa riferimento al procedimento tramite il quale si autentica la firma apposta da un pubblico ufficiale su un documento o un atto (in questo caso rientrano le asseverazioni), dando valore legale al documento in questione.

Quando è necessaria?
Secondo la Legge italiana, la legalizzazione della firma di un documento risulta necessaria in due casi:

1) legalizzazione documenti per l’estero: serve laddove le firme apposte su un qualsiasi atto o documento formato in Italia debbano avere valore legale, anche all’estero, dinnanzi a un’autorità estera. A tal proposito si cita l’Art. 33, comma 1 del D.P.R. 28/12/2000 n°445:

“Le firme sugli atti e documenti formati nello Stato e da valere all’estero davanti ad autorità estere sono, ove da queste richiesto, legalizzate a cura dei competenti organi, centrali o periferici, del Ministero competente, o altri organi e autorità delegati dallo stesso.”

2) legalizzazione documenti stranieri in Italia: occorre laddove sia necessario legalizzare, entro i confini dello Stato italiano, un documento formato all’estero.
Riprendendo sempre il D.P.R. 28/12/2000 n°445, Art. 33, comma 2:

“Le firme sugli atti e documenti formati all’estero da autorità estere e da valere nello Stato sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all’estero. Le firme apposte su atti e documenti dai competenti organi delle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane o dai funzionari da loro delegati non sono soggette a legalizzazione. Si veda l’articolo 31.”

Legalizzazione documenti: come viene legalizzata la firma?

La legalizzazione viene effettuata dalla prefettura competente (per delega del Ministero degli Affari Esteri). Il documento deve presentare la firma completa da legalizzare. Una volta presa visione del documento, si procede ad apporre i seguenti dati:

data e luogo di legalizzazione;
nome e cognome;
qualifica e firma del pubblico ufficiale legalizzante;
timbro dell’Ufficio Territoriale Del Governo (come descritto nell’Art. 30 del D.P.R. 28/12/2000 n°445).
In alcuni casi può provvedere al servizio di legalizzazione documenti la stessa Procura della Repubblica.

A differenza dell’asseverazione, i tempi di espletamento per la legalizzazione di una firma variano, generalmente dai 3 ai 5 giorni lavorativi.

In alcuni casi la legalizzazione, intesa in senso stretto, non è richiesta ed è possibile ufficializzare un documento semplicemente tramite apostille. Vediamo ora i casi in cui tale pratica è possibile.

APOSTILLE:

ALTERNATIVA ALLA LEGALIZZAZIONE DOCUMENTI (ENTRO DETERMINATI LIMITI)

Di cosa si tratta?
Il termine postilla, o apostille (dal francese) deriva dal latino postilla, e cioè dopo, in seguito (post) a ciò (illa), da intendersi come “in seguito alle parole dell’autore”.

In linguaggio legale, definisce proprio l’annotazione che si pone su un documento originale da legalizzare, in sostituzione all’ordinario procedimento di legalizzazione.

In che termini è possibile ricorrere alla apostille anziché alla legalizzazione documenti?
La legalizzazione documenti tramite apostille viene emessa, di norma, dall’ambasciata dello Stato per il quale si vuole rendere legalmente riconosciuto il documento.

Questa alternativa, tuttavia, è valida solo per i Paesi che hanno sottoscritto la Convenzione dell’Aja del 1961.

In tal caso, la validazione del documento è immediatamente effettiva per tutti gli Stati della Convenzione:
Andorra ,Bulgaria ,Grecia, Liechtenstein, Polonia, Sud Africa
Antigua e Barbuda ,Cipro, Honduras, Lituania, Portogallo, Suriname,
Argentina ,Colombia ,Hong Kong ,Lussemburgo, Regno Unito, Svezia
Armenia , isole Cook, Irlanda , Macau, Repubblica Ceca, Svizzera
Australia , Croazia, Islanda, Macedonia, Repubblica slovacca ,Swaziland
Austria, Dominica Isola di Mauritius Malawi Romania Tonga
Azerbaigian, Ecuador, Isola di Niue ,Malta , Russia, Trinidad e Tobago
Bahamas, ElSalvador ,Isole Marshall,  Messico, Saint Kitts e Nevis Turchia
Barbados, Estonia ,Isole Seychelle,s Monaco, Saint Lucia, Ucraina
Belarus,Fiji Israele, Montenegro ,Saint Vincent, Ungheria
Belgio , Finlandia, Italia, Namibia, Samoa ,U.S.A.
Belize,Francia ,Kazakhstan, Norvegia, San Marino, Venezuela
Bosnia,Erzegovina, Germania, Lesotho ,Nuova Zelanda, Serbia,
Botswana ,Giappone ,Lettonia,Paesi Bassi , Slovenia
Brunei ,Darussalam, Granada, Liberia, Panama ,Spagna